Huishoudelijk Reglement
Het huishoudelijk reglement (HHR) is een nadere detaillering van of aanvulling op de statuten van RTFC Delft 73. In het huishoudelijk reglement zijn opgenomen regels, afspraken en richtlijnen die mogelijkerwijs op de korte of middellange termijn kunnen veranderen. Het HHR wordt goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering, en heeft dezelfde kracht als de statuten.
Het huidige HHR dateert van 1981.
Artikel 2: Algemeen
De vereniging zetelt in Delft. Wijzigingen in naam of adres van de vereniging en verandering van bestuursleden worden door het bestuur aan de KvK kenbaar gemaakt.
Artikel 3: Doel van de vereniging
De vereniging heeft tot doel het doen beoefenen en het bevorderen van het toerfietsen in verenigingsverband.
Van maart tot en met oktober zijn er vast clubritten, verreden in verschillende niveaugroepen. Alle leden kunnen op Cyql deze aanmaken dan wel zich voor inschrijven.
Daarnaast zijn er regelmatig groepjes die op andere tijden een rit rijden, zoals de woensdagochtend-groep, de trainingsgroep op woensdagavond, de di/do-groep. Af en toe organiseren leden ook buiten de regio ritten (RTFC-on-Tour), en in voorjaar en zomer trainings- of fietsweken in het buitenland.
Ter bevordering van fietsveiligheid en -vaardigheid streeft het bestuur er op gezette tijden naar een NTFU-cursus voor Wegkapitein en/of EHBO, of trainingen/clinics in fietsvaardigheid te organiseren.
Artikel 4: Inrichting
De organen van de vereniging zijn het bestuur, de algemene ledenvergadering (ALV), de kascommissie, de continuïteitscommissie en de vertrouwenscontactpersoon. Tevens kent de vereniging een aantal actieve vrijwilligers.
Artikel 5: Leden
De NTFU volgend, kent de vereniging introducé-leden, hoofdleden, XL-leden, en leden van verdienste. Op de website van de vereniging zijn de omschrijvingen hiervan te vinden. De minimumleeftijd is 18 jaar. Leden worden door het bestuur toegelaten.
Artikel 6: Lidmaatschap en Toelating
Aanmeldingen verlopen via het contactformulier op de website, of rechtstreeks via de NTFU. Er vindt altijd een korte telefonische screening plaats door de secretaris, om te bepalen of de wensen van de aanmelder en wat de vereniging te bieden heeft overeenkomen. Hierbij wordt specifiek gelet op fietsniveau en vaardigheden om in een groep te fietsen, waarna een advies voor deelname aan een bepaalde groep. Als de wensen en capaciteiten van de aanmelder niet overeenkomen met wat de vereniging te bieden heeft volgt zo mogelijk een advies voor een optie elders.
De penningmeester meldt hierna de aanmelder aan bij de NTFU als introducé-lid. Deze ontvangt vervolgens een mailing van de penningmeester met daarin de nodige informatie over de vereniging en toegang tot de communicatiekanalen van de vereniging.
De introducé-periode duurt 4 weken, waarin de NTFU-fiets- en ongevallenverzekering geldig
zijn. Daarna kunnen het introducé-lid en het bestuur tot toelating als lid bij de NTFU
overgaan. Opname als lid in de NTFU-ledenadministratie geldt als aanvangsdatum van het lidmaatschap.
In verband met de wettelijk vastgelegde recht op privacy is het bestuur verplicht om aan alle leden een zgn. AVG-verklaring voor te leggen. Hierin geeft het lid toestemming aan de vereniging om diens gegevens te kunnen verwerken. Het formulier is te vinden op de website van de vereniging.
Artikel 7 en 8: Verplichtingen
Voor alle leden geldt dat zij de statuten, het HHR en de besluiten van de organen van de vereniging naleven. Tevens worden zij geacht zich te actief committeren aan de op de website vermelde Gedragscode voor Sporters en de Gouden Regels voor veilig en plezierig fietsen. Ook geldt dit specifiek voor het in art. 8 sub 7 beschreven grensoverschrijdend gedrag.
RTFC Delft wil een fietsclub zijn waar iedereen zich veilig en welkom voelt. Toch kan het gebeuren dat iemand dat anders ervaart. Dat is niet gewenst en wanneer dat zo is willen we dat oplossen. Wanneer er ongewenst gedrag plaats vindt willen we daarvan op de hoogte zijn en jou er in steunen. Daarom heeft RTFC een Vertrouwens Contact Persoon (VCP). Op de website van de vereniging vind je meer informatie hierover, en hoe je de VCP kan bereiken.
Ook zijn de leden gehouden aan betaling van de jaarlijkse contributie binnen 2 weken na vaststelling in de ALV. Deze contributie bestaat uit een deel dat aan de NTFU moet worden overgedragen en een deel specifiek ten bate van de vereniging. Voor betaling van de contributie ontvangen de leden een betaallink.
Tevens kent de vereniging fietskleding met een eigen ontwerp. Deze omvat minimaal een broek en een shirt. Leden worden geacht deze tijdens de zondagse clubritten deze te dragen. Op de kleding kan de naam van een of meer begunstigers (zie art. 11 en 12) vermeld worden.
Artikel 9: Straffen
Wanneer leden zich niet houden aan bovenstaande en of handelt in strijd met de belangen van de vereniging is het bestuur bevoegd tot het opleggen van een sanctie of straf, zoals een berisping, een schorsing, ontzetting of opzegging van het lidmaatschap, zoals beschreven in de statuten art. 9 en 10.
Als vereniging vinden we het belangrijk om de sport zo veilig mogelijk te organiseren. Bij wangedrag zijn de vereniging en haar leden daarom gebonden aan het tuchtrecht-reglement van de NTFU. Zie daarvoor de website van de NTFU.
Artikel 10: Einde lidmaatschap
Opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden schriftelijk/per mail, ten allen tijde maar uiterlijk op 15 november. Na opzegging loopt het lidmaatschap en de daarbij horende verplichtingen door tot het einde van het verenigingsjaar.
Bij overlijden of opzegging door het bestuur eindigt het lidmaatschap direct.
Artikel 11 en 12: Begunstigers
Om ontwikkeling, activiteiten en bekostiging van fietskleding mogelijk te maken kent de vereniging een aantal begunstigers, die de vereniging financieel steunen.
Anno 2024 zijn dit Loperscompany, Karlas Fietsen en Bike Totaal Wijtman.
Verder zijn er begunstigers die diensten verlenen, zoals CyclingXpert, Jumbo Bastiaanplein, en Nature Balance Massage.
Begunstigers zijn geen lid van de vereniging, maar zijn welkom bij de verschillende sociale activiteiten van de vereniging.
Artikel 13+14 Bestuur, bestuursfuncties en besluitvorming
Het bestuur wordt gekozen door de ALV, bestaat tenminste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Alleen de voorzitter wordt in functie gekozen. Zowel het bestuur als de leden kunnen een voordracht doen. Als het aantal bestuursleden minder dan drie is roept het bestuur een ALV uit.
Bij ontstentenis van het hele bestuur neemt de continuïteitscommissie de taken en bevoegdheden waar, tot er een nieuw bestuur is benoemd. Zo mogelijk nemen oud-bestuursleden plaats in de continuïteitscommissie.
Het bestuur communiceert naar de leden in de Nieuwsbrief en/of in Cyql hoe zij de onderlinge taakverdeling heeft georganiseerd.
Het bestuur vergadert 5-6x per jaar (fysiek of online), en kan desgewenst dit aantal uitbreiden. De secretaris maakt hier notulen van, die vervolgens geaccordeerd dienen te worden in het bestuur.
Via een Nieuwsbrief informeert het bestuur de leden regelmatig over de ontwikkelingen in de vereniging.
Artikel 15+16: Bestuurstaak en vertegenwoordiging
Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de vereniging en de daarmee verbonden organisatie. Als vorm van controle hanteert het bestuur het ‘vier ogen principe’: besluiten worden nooit door een bestuurslid alleen genomen, maar vooraf of achteraf minimaal door twee leden van het bestuur.
Het bestuur is bevoegd uitgaven te doen binnen de door de algemene vergadering vastgestelde begroting. Bij overschrijding van de begroting met meer dan 10% zal vooraf goedkeuring van de ALV worden gevraagd.
Het bestuur kan aan een persoon (bijv. Vertrouwens Contact Persoon) of in te stellen commissie deeltaken of de organisatie van een project toewijzen. Deze persoon of commissie is verantwoording verschuldigd via het bestuur aan de ALV middels een kort discreet verslag, en kan gevraagd/ongevraagd het bestuur adviseren. Een afgevaardigde van de commissie kan desgewenst een bestuursvergadering bijwonen.
Het bestuur (of anderen die van het bestuur een schriftelijke volmacht daartoe hebben gekregen) vertegenwoordigt de vereniging in het contact met derden met wie een overeenkomst is aangegaan, zoals de vereniging Blue Birds (gebruiksovereenkomst clubhuis) en de begunstigers van de vereniging.
Artikel 17: Schorsing bestuursleden en einde bestuurslidmaatschap
Elk bestuurslid kan door de ALV geschorst of ontslagen worden.
De zittingstermijn voor een bestuurslid is driejaar. Het bestuur maakt een rooster van aftreding. De aftredende kan zich herkiesbaar stellen. Bestuursleden dienen bij voorkeur niet langer dan twee zittingstermijnen in functie zijn.
Wanneer een bestuurslid voor de zittingstermijn aftreedt is deze gehouden aan een opzegtermijn van drie maanden.
Artikel 18: Jaarverslag-rekening en verantwoording
Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Op de ALV, traditioneel voor de start van het nieuwe fietsseizoen in februari gehouden, wordt besproken: het algemeen jaarverslag en het financieel verslag, bestaande uit een balans en staat van baten en lasten, en de begroting voor het komend jaar. Deze verslagen zijn door het bestuur twee weken voorafgaand aan de leden via de email ter beschikking gesteld.
Het bestuur roept de kascommissie een maand van tevoren bijeen. Deze controleert de rekening en verantwoording van het bestuur. Op de ALV wordt de kascommissie voor het komend jaar benoemd, bij voorkeur bestaande uit een al ervaren en een nieuw lid. Na goedkeuring door de kascommissie vraagt het bestuur aan de ALV de penningmeester décharge te verlenen.
Artikel 19+20+21: Algemene vergadering
Op de ALV komen aan de orde: algemeen en financieel jaarverslag (zie art. 18), verslag van de kascommissie, benoeming van de leden van kas- en continuïteitscommissie, voorziening in eventuele vacatures in het bestuur, vaststelling van de begroting en contributie voor het komend jaar, voorstellen van het van tevoren aangekondigde voorstellen van het bestuur, verslag van de VCP.
Bestuursleden hebben in de ALV een raadgevende stem.
Door de secretaris worden notulen van de vergadering gemaakt. Deze worden ter kennis van de leden gebracht via Cyql.
Artikel 22: Algemene vergadering: besluitvorming
Besluiten worden genomen met meerderheid. Blanco en ongeldige stemmen zijn niet geldig.
Indien de stemmen staken is het voorstel verworpen.
In principe wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of een van de stemgerechtigden een schriftelijke stemming verlangt.
Stemmingen over personen geschieden schriftelijk. Stemming bij acclamatie is mogelijk tenzij een van de stemgerechtigden een hoofdelijke stemming verlangt.
Artikel 23: Algemene vergadering: Bijeenroepen
De oproeping tot de ALV geschiedt per email aan alle leden, schriftelijk waar een lid niet over email beschikt, minimaal 7 dagen-bij voorkeur 14 dagen van tevoren. Bij de oproeping worden de te behandelen stukken gevoegd.
Artikel 27: Slotbepalingen:
De statuten en het huishoudelijk reglement worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
In gevallen waar de statuten en het huishoudelijk reglement of andere reglementen of codes niet voorzien beslist het bestuur.
Delft, januari 2025